纵观中小企业或工厂里的跟单文员,他们大多数都身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。跟单文员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单文员的身影出现。
而在中港货运公司里,跟单文员又被称为操作员,即对客户所下的出货单进行一系列的货运进程操作。不论是中港货运里的跟单,还是其它行业的跟单,他们的共同特点是:复杂的,全方位的。
沟通,协调:
跟单文员工作涉及各部门。跟单文员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。特别身处中港货运行业的跟单文员,除了跟单货运进程,还需了解海关各项规定,货物报关、通关,香港入仓、清关等。与海关相关人员、香港同事的沟通、协调能力是十分重要的。
做好客户的参谋:
跟单文员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。
工作是综合性的:
跟单文员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单文员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
责任大:
跟单文员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
货运的快速流通是客户抢占市场的重要环节,如果因为一时疏漏导致货物卡关,影响时效,对客户的影响巨大。因此,中港货运公司的跟单文员在其中的责任是重大的。
工作节奏多变,快速:
面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单文员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。中港货运的跟单文员在工作中,经常遇到各种突发事件:如遇海关查车不能按时通关、香港入仓问题、报关问题、客户催货等等。这就要求跟单文员的工作效率是快速的。